Gestion d'actifs & immobilisations avec ERPNext.

Créez vos actifs automatiquement depuis vos bons de commande fournisseurs.

Lorsqu'un bon de commande fournisseur porte sur un bien immobilisable, ERPNext peut créer automatiquement la fiche actif correspondante à la réception. La catégorie d'actif est déduite depuis l'article ou le fournisseur, les comptes du plan comptable général (PCG 20, 21, 218) sont affectés automatiquement selon la catégorie, et la valeur d'acquisition est reprise sans ressaisie depuis la facture fournisseur.

Ce processus d'auto-création élimine les oublis d'immobilisation et garantit que chaque actif acquis est bien enregistré dans le registre des immobilisations dès sa réception. Le plan comptable est entièrement flexible : vous pouvez adapter les comptes par défaut à votre organisation, créer des sous-catégories métier et définir des règles d'imputation spécifiques à votre secteur d'activité, qu'il soit industriel, tertiaire ou de services.

• Création automatique de la fiche actif depuis le bon de commande à la réception
• Affectation automatique des comptes PCG 20, 21, 218 selon la catégorie
• Reprise de la valeur d'acquisition depuis la facture fournisseur sans ressaisie
• Plan comptable flexible et personnalisable par catégorie d'actif
• Détection des biens immobilisables selon le seuil de valeur configuré
• Traçabilité de l'origine de chaque actif : commande, fournisseur, date

Structurez votre patrimoine avec des catégories d'actifs précises et richement documentées.

Chaque actif est rattaché à une catégorie (matériel informatique, véhicules, machines, mobilier, logiciels, brevets, etc.) qui porte les règles d'amortissement par défaut : méthode, durée d'utilité, taux. La fiche actif enrichie accueille toutes les informations nécessaires : numéro de série ou de lot, photos, codes-barres pour les inventaires, documents joints (contrats de maintenance, garanties, certificats de conformité) et notes internes.

La sérialisation et la gestion par lots permettent de suivre individuellement les actifs à fort enjeu (véhicules, équipements de production, serveurs) et de regrouper les petits équipements similaires en lots. Cette structuration facilite les inventaires physiques, les audits externes et les déclarations fiscales. Les codes-barres ou QR codes imprimables depuis ERPNext accélèrent la prise d'inventaire sur le terrain avec un simple scanner ou un smartphone.

• Catégories d'actifs avec règles d'amortissement et durée d'utilité par défaut
• Fiche actif enrichie : numéro de série, lot, photos, codes-barres
• Documents joints sur chaque actif : garanties, contrats, certificats
• Sérialisation individuelle pour les actifs à fort enjeu
• Gestion par lots pour les équipements similaires
• QR codes imprimables pour l'inventaire physique sur le terrain

Calculez et comptabilisez vos amortissements automatiquement, en conformité avec le PCG et les normes IFRS.

ERPNext calcule les plans d'amortissement selon trois méthodes : linéaire, dégressif et double dégressif. Les dotations aux amortissements sont calculées automatiquement à chaque période (mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon votre paramétrage) et les écritures comptables sont générées sans intervention manuelle sur les comptes 28 et 6811 du PCG. Aucun oubli, aucun décalage entre le registre des actifs et la balance comptable.

• Méthodes d'amortissement : linéaire, dégressif et double dégressif
• Génération automatique des écritures comptables PCG
• Plans d'amortissement mensuels, trimestriels ou annuels configurables
• Double plan d'amortissement (PCG et IFRS) sur le même actif si nécessaire
• Recalcul automatique du plan en cas de modification de la valeur ou de la durée

Adaptez le module Actifs à vos processus internes sans une seule ligne de code.

ERPNext est un erp enterprise resource planning conçu pour être configuré, pas seulement utilisé tel quel. Le constructeur de formulaires permet d'ajouter des champs personnalisés sur les fiches actifs (référence interne, centre de coût, contrat de maintenance associé, responsable patrimonial), de rendre certains champs obligatoires ou conditionnels selon la catégorie d'actif et de définir des listes de valeurs métier adaptées à votre organisation.

Les formats d'impression sont entièrement personnalisables depuis l'éditeur de modèles : créez vos propres étiquettes d'actifs, vos fiches d'inventaire ou vos tableaux d'immobilisations aux couleurs de votre entreprise. Les rôles utilisateurs permettent de définir finement qui peut créer, modifier, transférer ou céder un actif, garantissant la séparation des responsabilités et la conformité aux bonnes pratiques de contrôle interne sans développement spécifique.

• Champs personnalisés sur les formulaires actifs sans développement
• Comportement conditionnel des champs selon la catégorie ou le statut
• Listes de valeurs métier personnalisées pour chaque champ
• Formats d'impression configurables : étiquettes, fiches inventaire, tableaux
• Rôles utilisateurs granulaires : création, modification, transfert, cession
• Workflows d'approbation configurables pour les acquisitions et cessions

Tracez chaque déplacement d'actif entre sites, bâtiments et responsables.

Lorsqu'un actif change de localisation (bâtiment, entrepôt, véhicule, agence) ou d'affectation (service, employé responsable), ERPNext enregistre le mouvement avec la date, le motif et les parties impliquées. Le registre des stocks d'actifs est mis à jour en temps réel, offrant une vision instantanée de l'emplacement et du responsable de chaque actif, quel que soit le nombre de sites gérés.

Cette traçabilité complète est indispensable lors des inventaires physiques annuels ou bisannuels : un simple scan du code-barres ou du QR code de l'actif depuis un terminal mobile permet de confirmer sa présence et son état sans ressaisie. Les écarts d'inventaire sont détectés automatiquement et font l'objet d'alertes pour les responsables. Pour les groupes multi-sites, la vue consolidée permet de piloter l'ensemble du patrimoine depuis une seule interface.

• Enregistrement de chaque mouvement : date, localisation source et destination
• Affectation à un employé responsable, un service et un centre de coût
• Registre des stocks d'actifs mis à jour en temps réel pour chaque site
• Confirmation d'inventaire physique par scan code-barres ou QR code mobile
• Détection automatique des écarts d'inventaire avec alertes aux responsables
• Vue consolidée multi-sites pour les groupes avec plusieurs établissements

Ajustez la valeur de vos actifs et recalculez les amortissements automatiquement.

Certains actifs voient leur valeur augmenter (investissements de mise à niveau, révision à la hausse de la valeur de marché) ou diminuer (dépréciation exceptionnelle, obsolescence accélérée). ERPNext permet d'enregistrer ces ajustements de valeur en saisissant simplement la nouvelle valeur de l'actif. Les écritures de journal sont générées automatiquement sur les comptes appropriés, sans intervention du comptable sur le grand livre.

Après chaque revalorisation, le plan d'amortissement est recalculé automatiquement pour tenir compte de la nouvelle valeur de base et de la durée de vie résiduelle. Si la durée d'utilité doit également être révisée (prolongation ou raccourcissement), ce paramètre est modifiable directement sur la fiche actif, déclenchant le recalcul immédiat des dotations futures. Cette automatisation garantit une cohérence permanente entre le registre des actifs et les comptes de bilan, ce qui est essentiel pour les clôtures trimestrielles et annuelles.

• Saisie simple de la nouvelle valeur pour déclencher la revalorisation
• Génération automatique des écritures de journal (hausse ou baisse de valeur)
• Recalcul automatique du plan d'amortissement après chaque revalorisation
• Révision de la durée d'utilité avec recalcul immédiat des dotations futures
• Historique complet de toutes les revalorisations et ajustements par actif

Clôturez le cycle de vie d'un actif en quelques clics avec toutes les écritures comptables générées automatiquement.

Lorsqu'un actif est vendu, cédé ou mis au rebut, ERPNext gère l'intégralité du processus comptable et logistique. En cas de vente, la facture client est générée automatiquement depuis la fiche actif, avec le prix de cession saisi par l'utilisateur. Le gain ou la perte sur cession est calculé automatiquement (prix de cession moins valeur nette comptable à la date de cession) et comptabilisé sur les comptes de résultat appropriés.

La sortie d'inventaire est effectuée automatiquement : l'actif disparait du registre des immobilisations, l'amortissement est arrêté à la date de cession et les comptes de bilan sont soldés sans intervention manuelle. Pour les mises au rebut sans contrepartie, le passage en charges est réalisé automatiquement. Ces automatisations réduisent considérablement le risque d'erreur lors des clôtures et garantissent que le registre des immobilisations reflète toujours fidèlement le patrimoine réel de l'entreprise.

• Génération automatique de la facture client lors d'une vente d'actif
• Calcul automatique du gain ou de la perte sur cession
• Arrêt de l'amortissement à la date exacte de cession
• Sortie d'inventaire automatique et solde des comptes de bilan
• Passage en charges automatique pour les mises au rebut sans contrepartie
• Historique complet des cessions pour les besoins d'audit et de contrôle fiscal

Pilotez votre patrimoine d'actifs avec des tableaux de bord et des rapports d'audit complets.

ERPNext fournit des tableaux de bord et des rapports prêts à l'emploi pour la gestion d'actifs : valeur nette comptable (VNC) par catégorie et par site, coût total de possession (TCO), taux de vétusté (amortissements cumulés sur valeur brute), durée de vie résiduelle par actif et tableau des immobilisations complet au format attendu par les commissaires aux comptes et les administrations fiscales.

Le rapport d'audit des actifs liste toutes les opérations effectuées sur le patrimoine au cours d'une période : acquisitions, mouvements, revalorisations et cessions, avec les écritures comptables associées. Ce rapport est exportable en tableur ou en PDF pour faciliter les audits externes, les contrôles fiscaux et les due diligences lors de transactions. Les tableaux de bord direction permettent de suivre l'évolution du patrimoine immobilisé, des dotations et des investissements planifiés sur une ligne de temps interactive.

• VNC par catégorie, par site et par responsable en temps réel
• TCO (coût total de possession) par actif et par catégorie
• Taux de vétusté et durée de vie résiduelle pour anticiper les renouvellements
• Tableau des immobilisations complet au format audit et contrôle fiscal
• Rapport d'audit : acquisitions, mouvements, revalorisations, cessions
• Export tableur et PDF pour les audits externes et les due diligences